Sanatorio AMTA: Un ordenamiento saludable

Con la incorporación de dos soluciones informáticas, la Asociación Mutual del Transporte Automotor y su sanatorio de la zona de Ciudadela lograron pasar de una situación de desorden administrativo, subfacturación e imposibilidad de controlar costos y prestaciones, a otra caracterizada por la permanente actualización y accesibilidad de la información, con la consiguiente optimización del servicio y de la gestión empresaria. Sepa cómo se produjo la transformación de estas entidades del oeste bonaerense.
La Asociación Mutual del Transporte Automotor (AMTA) congrega a un buen número de beneficiarios relacionados con la actividad del transporte más un conjunto de afiliados voluntarios. Fue creada en el año 1970 y cuenta con un padrón de siete mil socios. Dispone de un sanatorio ubicado en la zona de Ciudadela, que ofrece servicios a los socios de AMTA, a derivados de otras prepagas y a los vecinos de la comunidad. Ambas instituciones se administran como unidades de negocio separadas. En el año 2001 la entidad atravesó por una aguda crisis que derivó en una convocatoria de acreedores. “En ese momento carecíamos de un padrón de socios confiable, no teníamos herramientas adecuadas para facturar y cobrar correctamente y mantener cuentas corrientes con seguimiento de morosos, algo básico para cualquier institución que maneja un grupo de asociados”, comenta Omar Catardo, asesor en Sistemas de AMTA. Y agrega: “A nivel del sanatorio el problema era que los sistemas de atención al público fallaban permanente, y no solamente daban un mal servicio a la gente, lo cual generaba descontento, sino que además no ofrecían ninguna información de gestión importante. Además tenía problemas de subfacturación y muchas dificultades para controlar los costos”. Por ese entonces se produjo una renovación de la comisión directiva, y la nueva cúpula quiso darle un enfoque diferente a la gestión. “Se entendió que la solución pasaba por obtener mejoras operativas que derivaran en un adecuado manejo administrativo, y por consiguiente en un mejor servicio para los asociados. Así fue como se decidió implementar una solución tecnológica”, explica Omar Catardo. Luego de un período de evaluaciones se optó por los sistemas de Mastersoft. “Para la parte de la Mutual se implementó un software que apunta a la administración de socios, emisión de facturas, control de cobranzas, registro de las facturas recibidas y control del consumo de cada grupo familiar –comenta Marcelo Di Chena, socio gerente de Mastersoft–. Y para la parte sanatorial se está instalando una aplicación que maneja la administración de turnos, cobranza de seguros del paciente, administración de internación y facturación”. Para hacer factible el cambio se pactó un plan de implementación en etapas, a lo largo de dieciséis meses. La idea era amortizar la inversión y que no resultara una carga adicional para AMTA, dado el mal momento económico-financiero que atravesaba la mutual. “Por otra parte, al realizar un plan escalonado, se fueron logrando pequeños resultados que generaron confianza en la inversión que se estaba realizando”, dice Marcelo Di Chena. A comienzos del 2001 arrancó la implementación del sistema para la Mutual. “Se empezó por el padrón porque lo primero era no atender a los que no eran socios, segundo no atender a los que no pagaban y luego ver cuánto costaba la prestación que se les estaba dando”, explica Catardo. La iniciativa reclamó una modesta inversión en equipos (se adquirió un servidor y se reemplazaron terminales muy viejas), ya que el software de Mastersoft corre en entorno Windows y reclama al menos equipos Pentium 233 con 64 MB de RAM. “Sin embargo no implicó ningún gasto extaordinario”, asegura Catardo. Ya en el 2003 se inició la instalación de la herramienta informática para el sanatorio: “En enero se resolvió toda la parte de atención ambulatoria, en abril la de internaciones, y más recientemente la de farmacia (control de insumos e inventario). Actualmente está en proceso de implementación el módulo de administración de convenios y facturación”, cuenta Catardo. Un antes y un después El sistema de Mastersoft facilitó el control estricto del padrón de AMTA –se hicieron credenciales nuevas y se renumeró a todos los asociados–. “Antes no se podía saber qué cantidad de socios activos había, cuál era el consumo promedio por plan, cuánto debía cada socio, cuánto sumaban las cobranzas de un determinado período ni cuál era el nivel de morosidad. Tampoco se podían obtener estadísticas prestacionales de consumo”, ejemplifica Marcelo Di Chena. Y agrega: “Nuestra solución permitió depurar y optimizar la base de datos, ajustar la facturación y cobranza y disponer de abundante información para la toma de decisiones”. Gracias a la implementación hoy AMTA puede controlar el consumo de cada socio y auditar de las prestaciones (detectando que el socio esté activo al momento de la prestación, que no existan repeticiones de consultas por encima de un estándar razonable, que estén bien valorizadas de acuerdo a un nomenclador nacional y que los importes facturados sean los contratados, etc.) “El cambio que logramos fue bastante drástico –asegura Omar Catardo–. El control de a quién se le da la prestación, y si corresponde dársela, es básico en este negocio, y antes prácticamente no existía, o bien llegaba demasiado tarde. Hoy podemos determinar cuánta gente vino a atenderse en el día, segmentado por origen del socio y por especialidad. En todo lo que es atención en consultorios externos y la parte de internaciones disponemos de información al instante. Podemos realizar un seguimiento de la utilización de los consultorios, determinando si están subutilizados o no, y reasignarlos según corresponda. Además logramos modificar toda una serie de situaciones engorrosas: en el pasado, por ejemplo, se concentraba mucha gente los días miércoles: el sistema nos permitió detectar que ese día se juntaban quince de los veinte médicos que más atienden en el sanatorio. Al reordenar los horarios de estos especialistas, pudimos equilibrar el flujo de consultas”. Desde la óptica de Omar Catardo, “muchas veces las PyMEs no invierten en tecnología por desconocimiento. Me refiero a saber que teniendo un plan estratégico del negocio la informática puede ayudar a hacerlo más eficiente y competitivo, y a posicionarse con más fuerza en el mercado. Además, no siempre se necesita invertir mucha plata para tener una buena solución en este tipo de empresas. Muchas veces se trata de acomodar las cosas de la mejor manera posible, evitando los cuellos de botella”. La implementación tecnológica y el reordenamiento de su actividad le permitieron a AMTA transitar años muy difíciles, crecer y proyectarse en un futuro inmediato con mejores posibilidades. “El sanatorio tiene un muy buen nivel médico y hoy, gracias a la calidad de servicio obtenida y la posibilidad de gestionar bien el negocio, ya estamos tratando de captar pacientes de otras zonas mediante acciones de marketing”, concluye Omar Catardo.

 

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